З першого погляду тайм-менеджмент - нескладна наука, не порівняти з вищою математикою або сопроматом. Але це тільки на словах, коли ми у черговий раз пробігаємося очима по статейці з корисними порадами по організації робочого дня або слухаємо на планерці шефа, який вимагає не лише складати план роботи на місяць і на тиждень, але і(подумати тільки!) виконувати його. Як же навчитися жити за розкладом?.
Спосіб 1. Любов, реальна любов.
Я довго сушила голову над тим, чому ми забуваємо заглядати у власний ежедневник, а наші плани щодня йдуть наперекосяк. Вся річ у тому, що ми зневажаємо планування. Одні - явно, сміючись над знайомими, що вивішують на холодильник під магніт плани на тиждень, інші - несвідомо.
Проблема в тому, що ми ненавидимо розклади, терпіти не можемо плани, і «очі б наші не бачили» цих графіків. Ми кожного тижня(п'ятниця, субота, воскресіння) використовуємо можливість порушити режим і пізно лягти спати. Не тому, що так склалися обставини(пішли в ресторан, прийшли гості), а просто так, «на зло» звичному розкладу! Недивно, що ми погано переносимо понеділок, який повертає нас в звичне організоване русло. Та і, відверто кажучи, недолюблюємо увесь тиждень, коли ми вимушені жити згідно з графіком.
Тому, щоб навчитися жити за розкладом, ви повинні полюбити його, оцінивши усі переваги організованого життя. А їх немало. Коли ми вчасно лягаємо спати, ми не витрачаємо час на пару-трійку фільмів або передач, які можна дивитися буквально нескінченно. Якщо ми йдемо в ліжко не пізно, наступного дня ми рано прокидаємося і устигаємо багато чого зробити(а не марно спимо півдня). Раннє побачення з подушкою - це ще і гарантія хорошого самопочуття наступного дня.
Я вже не говорю про те, що планування на роботі допомагає розставляти пріоритети і «діяти конструктивно», незважаючи на капризи власного настрою. Тому полюбите планування - і воно полюбить Вас!
Спосіб 2. «Поринайте» відразу!
Згадайте, що ми робимо, коли заходимо в прохолодну воду. Правильно - ми швидко поринаємо в неї, не розтягуючи процес занурення. Те ж саме і з роботою. Не треба витрачати час, а головне, душевні сили, на «розгойдування» - детальне обдумування усіх нюансів(велика половина з них матеріалізується абсолютно з іншого боку), незліченні чашки чаю і кави, обговорення з колегами. Просто візьміть і зробіть. Як показує досвід, найшвидший спосіб впоратися із складним завданням - це приступити до його виконання.
А складним, як відомо, завжди здається те, що записано у нас в плані і не співпадає з миттєвим «хотінням». Як правило, у результаті все одно виявляється, що «не так страшний біс, як його малюють», і ви у черговий раз коритимете себе за те, що так довго «розгойдувалися» замість того, щоб взятися за справу і швидко його зробити.
Спосіб 3. Плануйте не лише трудності, але і «приємності»
Одна з причин нашого негативного відношення до планування - це те, що воно поширюється виключно на ділову сферу. Слово «план» так тісно пов'язане в нашій голові з роботою, що для перенесення його в приватну сферу потрібно додаткові зусилля.
Адже якщо ви почнете записувати в ежедневник не лише робітники справи, але і зустрічі з подругами, відвідування курсів або магазинів, план виглядатиме набагато «веселіше». І бачитимете, що ви не каторжник і не раб, експлуатований імперією бізнесу, - увечері ви перетворитеся на вільну людину. Як мовиться, справі час.
Спосіб 4. Плануйте 50%, решта - в резерві
Для того, щоб навчитися жити за розкладом, треба ще уміти правильно планувати. Для цього ви повинні провести невеликий експеримент. Складайте план роботи і упродовж 1-2 тижнів стежите за тим, скільки відсотків плану вам вдається виконати, а скільки - плануй, не плануй, а «начальство все одно закидає терміновішою роботою».
Провівши спостереження, ви отримаєте об'єм часу, який дійсно можна планувати. Так поступає один мій знайомий. Він займається плануванням приблизно 50% робочого часу, а на інші 50% замислює «резервні справи». Як не дивно, ця формула працює.
- Навіщо мені планувати увесь робочий день, якщо я знаю, що керівництво обов'язково закидає вирішенням дрібних питань? - говорить Валера. - Навіщо будувати плани, а потім не реалізовувати їх? Від цього суцільні розчарування і небажання більше записувати справи в ежедневник. Зате якщо я планую половину робочого дня, але(о, диво!) залишається ще трохи часу, і я щось устигаю «крім того», я просто на сьомому небі від щастя!
Спосіб 5. Додайте азарту
Незважаючи на видиму рутинну планування, воно може бути дуже азартним зайняттям. Тут все залежить від вас. Уміння планувати вимагає інтелектуальних зусиль і здатне перетворитися на справжнісіньку головоломку. Питання «як все встигнути»? може як пригнічувати, так і надихати. Ви думатимете над тим, як «досягти нездійсненного», переплітаючи різні види діяльності. Наприклад, призначити зустріч з клієнтом так, щоб вона закінчувалася за півгодини до початку обіду, а на обід записатися на стрижку в перукарню, яка знаходиться в тому ж районі.
Спосіб 6. Менше народу - більше кисню
Усім нам хочеться сподіватися один на одного. Ми періодично просимо про допомогу, виручку. Правда, дуже часто виявляється, що сам зробив би швидше і краще. Тому кооперуватися треба тільки з тими людьми, в яких ви повністю упевнені і по можливості, - по мінімуму.
Намагайтеся залучати до своїх планів(принаймні, ті, реалізація яких цілком залежить від вас) якомога менше сторонніх людей. Робіть все самі, і тоді не доведеться нікого звинувачувати у безвідповідальності і непунктуальності. Менше надій - менше розчарувань.
Успішного планування!
